Digitization

Digitization and Document Control

The main objective of this service is to put an end to the difficulty and loss of time involved in manual searches among all the documentation within an organization. It will allow you to transform your dead file into an asset, organizing and purifying the physical information, putting it in order under archival standards and turning it digital, guaranteeing its protection and security and integrating in each document the data that allows it to be accessible and useful at the moment. that they are required.

Proceso Global

1

La información se recibe y se clasifica acuerdo a las necesidades del cliente

1

2

Se realiza el proceso de expurga y clasifica de acuerdo a la normatividad aplicable para ser resguardada en cajas especiales

2

3

La documentación se resguarda de forma eficiente y se localiza por medio de sistemas de geolocalización

3

4

Los documentos son digitalizados o indexados en el sistema para realizar búsquedas ágiles en base a los metadatos

4

¿Por qué digitalizar?

90%

De las tareas giran alrededor de las búsqueda y distribución de documentos en papel

85%

De los documentos generados nunca vuelven a usarse

50%

De los documentos archivados son copias de los documentos

30%

Del tiempo se invierte en buscar información para hacer el trabajo

30%

De los documentos están mal archivados

7.5%

De los documentos archivados están en papel

Beneficios

• Improvement in the efficiency of the internal communication process
• Savings in paper, printer and consumable costs
• Creation of backup copies of documents
• Online documentation consultation (transparency)
• Impact on mass communication
• Centralization of documents in a digital file
• Durability of the documents according to the Disposition Catalog
• Documentary film
• Quick response in sending information
¿Te quedaron dudas?

Si te interesa este servico o algún otro puedes contactarnos directamente en este botón y te atenderemos.