Digitalización

Digitalización y Control Documental

Este servicio tiene como objetivo principal terminar con la dificultad y la pérdida de tiempo que suponía realizar las búsquedas manuales entre toda la documentación dentro de una organización. Te permitirá transformar tu archivo muerto en un activo, organizando y depurando la información física, poniéndola en orden bajo los estándares de archivonomía y volviéndola digital, garantizando su resguardo y seguridad e integrando en cada documento los datos que le permitan ser accesibles y útiles al momento que se les requiera. 

Proceso Global

1

La información se recibe y se clasifica acuerdo a las necesidades del cliente

1

2

Se realiza el proceso de expurga y clasifica de acuerdo a la normatividad aplicable para ser resguardada en cajas especiales

2

3

La documentación se resguarda de forma eficiente y se localiza por medio de sistemas de geolocalización

3

4

Los documentos son digitalizados o indexados en el sistema para realizar búsquedas ágiles en base a los metadatos

4

¿Por qué digitalizar?

90%

De las tareas giran alrededor de las búsqueda y distribución de documentos en papel

85%

De los documentos generados nunca vuelven a usarse

50%

De los documentos archivados son copias de los documentos

30%

Del tiempo se invierte en buscar información para hacer el trabajo

30%

De los documentos están mal archivados

7.5%

De los documentos archivados están en papel

Beneficios

• Mejora en la eficienca del proceso de comunicación interna
• Ahorro en gastos de papel, impresoras y consumibles
• Creación de copias de seguridad de los documentos
• Consulta online de la documentación (transparencia)
• Impacto en comunicación masiva
• Centralización de documentos en un archivo digital
• Perdurabilidad de los documentos de cuerdo al Cátalogo de Disposición
• Documental
• Rápida respuesta en el envio de información
¿Te quedaron dudas?

Si te interesa este servico o algún otro puedes contactarnos directamente en este botón y te atenderemos.